「会議が終わったあとの議事録作成に毎回1〜2時間かかってしまう」「どこまで書けばいいかわからない」「先輩から赤を入れられるのが怖い」——会議に出席するビジネスパーソンの多くが、議事録の書き方に悩んでいます。
議事録は単なる会議の記録ではありません。決定事項・次のアクション・担当者を明確にし、組織が前に進むための共有文書です。正しい書き方を身につければ、作成時間を大幅に短縮でき、かつ価値の高い文書が書けるようになります。
この記事でわかること：
– 議事録の書き方：会議前・中・後の基本5ステップ
– 具体的な書き方のコツ（箇条書き・5W1H・決定事項の断言形）
– よくあるNG例と改善例（Before/After形式）
– 手書き・デジタル・AIの比較と使い分け
– GBase KnowledgeのAI議事録で作成時間を90%削減する方法
議事録の書き方の基本5ステップ（会議前→中→後）
議事録の品質は、会議が始まる前の準備で8割が決まります。会議中と会議後の作業を最小化するために、以下の5ステップで進めましょう。
STEP 1：会議前——アジェンダを確認し、テンプレートを準備する
会議前に行うべきことは2つです。
1. アジェンダ（議題）を事前に入手する
アジェンダがない会議は、議事録も書きにくくなります。なければ主催者に確認しましょう。アジェンダを読んでおくことで、「何が決まるべき会議か」を事前に把握できます。
2. 議事録テンプレートを開いておく
会議が始まる前に、議事録テンプレートを開いておきます。次のような最低限の項目を入れておきましょう。
会議名：
日時：
場所：
参加者：
議題：
これだけで、会議中に入力する作業が大幅に減ります。
STEP 2：会議中——「決定事項」「TODO」「議論の流れ」を分けて記録する
会議中の記録は、3つの情報を区別して書くことが鉄則です。
| 記録の種類 | 書き方の例 | 重要度 |
|---|---|---|
| 決定事項 | ✅ Aプランで進めることが決定 | ★★★ |
| TODO・アクション | 📌 田中さん：3/15までに見積書を作成 | ★★★ |
| 議論の経緯 | 💬 Bプランも検討→コスト面でA優位のため却下 | ★★ |
会議中の記録のコツ：
– 発言をすべて書こうとしない（重要な事実・決定・次のアクションだけ）
– 数字は必ず正確に記録する（「来週まで」ではなく「3月15日まで」）
– 不明な点はその場で確認する（「先ほどの〇〇の期限は何日でしょうか？」）
STEP 3：会議直後——30分以内に記憶が鮮明なうちに清書する
会議終了後は30分以内に清書することを強くお勧めします。時間が経てば経つほど、記憶が薄れ、曖昧なメモを解読する時間が増えます。
清書の順番は次のとおりです。
- 決定事項を箇条書きでまとめる
- TODOリストを担当者・期限付きで整理する
- 議論の経緯を補足する
- 参加者に送付して確認を依頼する（必要に応じて）
STEP 4：送付・共有——誰に送るか・いつ送るかを明確にする
議事録は作るだけでなく、関係者全員に共有することで初めて機能します。
- 送付先：会議の参加者＋関係する非参加者（上長・実施担当者等）
- 送付タイミング：会議当日中（遅くとも翌営業日午前中）
- 送付形式：メール本文またはリンク共有（Notion・社内Wiki等）
STEP 5：保管・検索——後から参照できる場所に保管する
議事録は「作って終わり」ではなく、後から参照される文書です。社内で統一された場所（社内Wiki・クラウドストレージ・ナレッジ管理ツール）に保管し、タイトルや日付で検索できるようにしましょう。
議事録の管理と活用については「議事録とは？書き方・テンプレート・AI自動化まで完全ガイド」で詳しく解説しています。
議事録の書き方：具体的なコツ5選
コツ1：5W1Hで情報を漏らさない
議事録の基本は「5W1H」です。特に決定事項とTODOには必ず適用します。
| 要素 | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| Who（誰が） | 担当者・実施者 | 田中さんが |
| What（何を） | 具体的な内容 | 見積書を |
| When（いつ） | 明確な期日 | 3月15日（金）までに |
| Where（どこで） | 場所・環境 | 顧客に提出する |
| Why（なぜ） | 理由・背景 | A案採用のため |
| How（どのように） | 方法・手段 | メールで送付する |
例：5W1Hを使った議事録の書き方
❌ 悪い例：
– 田中さんが対応する✅ 良い例：
– 【TODO】田中さんが3月15日（金）までに、A社向け見積書を作成しメールで提出する
コツ2：決定事項は「断言形」で書く
議事録で最も重要なのは決定事項です。曖昧な表現を避け、「〇〇と決まった」という断言形で書きます。
❌ 悪い例：
– Aプランについては引き続き検討する
– 予算については確認が必要✅ 良い例：
– 【決定】Aプランを採用する（次回会議での最終確認後、実施）
– 【決定】予算は200万円以内で進める（田中部長承認済み）
コツ3：箇条書きで「スキャナビリティ」を確保する
長い段落ではなく、箇条書きを使うことで読みやすさが大幅に向上します。
- ❌ 悪い例（段落形式）：
- 今回の会議では、新製品の発売日について議論が行われました。当初は4月の予定でしたが、
- 製造ラインの問題が発生しており、5月に延期することになりました。これについては
- 営業部門に伝達し、顧客への案内を行うことになりました。
- ✅ 良い例（箇条書き）：
- 【決定事項】
- 新製品発売日：4月→5月に延期（理由：製造ライン問題）
- 【TODO】
- 営業部：顧客への発売延期のご案内メールを3月20日までに送付（担当：鈴木さん）
コツ4：数字・固有名詞は正確に記録する
議事録の信頼性は数字と固有名詞の正確さにかかっています。
- 金額：「数百万」ではなく「280万円」
- 期日：「来月末」ではなく「4月30日」
- 商品名：「あのプロジェクト」ではなく「Aプロジェクト（コード：PRJ-2026-01）」
コツ5：議論の「経緯」は必要最小限に、「結論」を優先する
議事録を読む人の多くは、結論（決定事項・TODO）だけを知りたいです。議論の経緯は補足情報として添えるだけで十分です。
【結論を先に書く構成】
【決定】〇〇とする（背景）△△案も検討したが、□□の理由でコスト優位性が高いAプランを採用。
よくあるNG例と改善例（Before/After）
実際の議事録でよく見られるNG例と、その改善例を示します。
NG例1：曖昧な主語・期日
❌ Before：
– 資料を準備する
– なるべく早めに対応する✅ After：
– 【TODO】山田さんが提案書（A4・5ページ以内）を3月20日（木）12:00までに準備する
– 【TODO】佐藤さんが3月15日（月）17:00までにシステム設定を完了する
NG例2：発言の羅列で結論がわからない
- ❌ Before：
- 田中：Aプランがいいと思う
- 鈴木：でもBプランのほうがコストが安い
- 山田：Aプランのほうが品質が高い
- →最終的にはAプランに決まった
- ✅ After：
- 【決定】Aプランを採用
- 【背景】BプランはコストがAより20%安いが、品質基準を満たさないため見送り
NG例3：会議の「感想」が入っている
❌ Before：
今日はとても活発な議論ができ、有意義な会議でした。参加者全員が積極的に
意見を述べ、プロジェクトの方向性が見えてきた気がします。✅ After：
（この種の感想は議事録には不要。削除する）
NG例4：重要情報の埋没
❌ Before：
いろいろと検討した結果、来月の展示会については参加することにしました。
予算については総務部の鈴木さんが確認してくれることになっています。
また、次回の会議は来週木曜日です。✅ After：
【決定】
– ビジネスEXPO 4月15日（火）出展決定【TODO】
– 鈴木さん（総務）：出展予算を3月22日までに確認・報告【次回会議】
– 3月20日（木）14:00〜15:00 @第2会議室
手書き vs デジタルツール vs AI自動生成の比較
議事録の作成方法は3種類あります。それぞれの特徴を正直に比較します。
| 方法 | 作成時間 | 品質 | 共有のしやすさ | コスト | おすすめ場面 |
|---|---|---|---|---|---|
| 手書き | 長い（清書必要） | 中 | 悪い | 安い | 小規模・重要会議 |
| デジタルツール（Word/Notion） | 中程度 | 中〜高 | 普通 | 安い | 日常的な会議 |
| AI自動生成（GBase Knowledge） | 短い（90%削減） | 高（AI+人確認） | 良い | 中 | 頻繁な会議・多人数会議 |
2026年現在、多くのビジネス現場でAIによる議事録自動生成が標準化しつつあります。特に週複数回の定例会議がある場合、AI活用で削減できる時間は月に数十時間に上ります。
AI議事録ツールの選び方については「AI議事録ツールの選び方とおすすめ比較」で詳しく解説しています。
GBase KnowledgeのAI議事録で作成時間90%削減
なぜGBase Knowledgeが議事録作成に有効か
GBase Knowledge（gbase.ai）は、社内ナレッジ管理に特化した生成AIプラットフォームです。議事録作成においては次の点で優れています。
- 会議の録音・テキストから自動で構造化された議事録を生成
- 決定事項・TODO・担当者・期日を自動で抽出
- 過去の議事録と紐づけて、プロジェクトの流れを追跡可能
- チームで共有・コメント・編集が可能
従来、1時間の会議の議事録作成に平均60〜90分かかっていたところ、GBase Knowledgeを使うと5〜10分の確認作業のみで完了します。
GBase Knowledgeなら、議事録作成の時間を90%削減できます。今すぐ無料でお試しください。
GBase Knowledgeで議事録を自動生成する3ステップ
STEP 1：GBase Knowledgeに会議の録音またはテキストをアップロードする
会議の録音ファイル（MP3・MP4等）またはリアルタイムの音声入力、あるいはメモテキストをGBase Knowledgeにアップロードします。Zoom・Teams・Google Meetの録画にも対応しています。
STEP 2：AIが自動で議事録を構造化する
AIが自動で以下を抽出・整理します。
– 会議の基本情報（日時・参加者・議題）
– 決定事項（太字で強調）
– TODOリスト（担当者・期日付き）
– 議論の要点（箇条書き）
生成された議事録を確認・修正するだけで完成です。
STEP 3：チームに共有し、社内ナレッジとして蓄積する
完成した議事録はワンクリックでチームに共有。過去の議事録も全文検索できるため、「あの会議でどんな決定をしたか？」がすぐに確認できます。
よくある質問（FAQ）
Q1: 議事録は会議後何時間以内に送ればいいですか？
当日中が理想、遅くとも翌営業日の午前中が目安です。議事録の目的はアクションの明確化と共有なので、早く送るほど効果的です。AIを使えば会議終了後30分以内に送付できるケースも増えています。
Q2: 議事録に発言者名（誰が言ったか）は書くべきですか？
決定事項・TODOには担当者名を明記しますが、議論の発言者をすべて記録する必要はありません。「田中さんが〇〇と指摘した」のような発言者の明記は、責任の所在が明確になる重要な発言のみに限定するのが実務的です。
Q3: 議事録と「打ち合わせメモ」の違いは何ですか？
打ち合わせメモは個人のメモで形式は自由です。議事録は組織の公式記録で、フォーマットに従い関係者全員に共有します。打ち合わせメモを清書・整理したものが議事録になります。
Q4: 英語の会議の議事録も日本語で書いていいですか？
参加者の言語・会議の目的に応じて決めましょう。日本語話者が主な読者なら日本語、グローバルな会議なら英語、または両言語で作成することもあります。GBase Knowledgeは英語会議の録音を日本語の議事録に自動変換する機能も提供しています。
まとめ
議事録の書き方の核心は3つです。
- 会議前の準備：アジェンダ確認とテンプレート準備で会議中の作業を最小化
- 会議中の記録：決定事項・TODO・議論の経緯を区別して記録
- 会議後の清書：5W1H・断言形・箇条書きで読みやすい議事録に仕上げ、当日中に共有
そして2026年のビジネス現場では、AI議事録ツールの活用が議事録作成の常識になりつつあります。週5回の会議の議事録をAIで自動化するだけで、月に20〜40時間の時間を回収できます。
