「議事録を作ってと言われたけど、何を書けばいい？」「会議で話したことを忘れないように記録したい……」
そんな悩みを抱えるビジネスパーソンも多いのではないでしょうか。
議事録とは、会議で決まったこと、議論された内容、次のアクションを明確にするための文書です。単なる記録ではなく、組織のナレッジとして蓄積し、後で参照・活用される重要な資産です。
本記事では、議事録の基本から書き方、テンプレート、AIを使った効率的な作り方までをわかりやすく解説します。
- 議事録の定義と3つの目的
- 効果的な議事録の5つの要素
- 誰でも使えるテンプレート
- 書き方の5ステップ
- AIで自動作成する方法
議事録とは？
議事録とは、会議や打ち合わせにおいて、「話し合われた内容」「決定事項」「次にすべきこと」を記録した文書のことです。会議効率化の一環として、AI議事録ツールの活用も広がっています。
議事録の定義
議事録は、会議の参加者だけでなく、組織全体にとって重要な情報資産です。日本語の「議事録」は「議事（会議での議論）」を「録（記録）」したものを指します。
英語では「Meeting Minutes」または「会議議事録」と呼ばれます。「Minutes」は「分」ではなく「詳細な記録」を意味します。
議事録が必要な3つの理由
- 記録として残す：会議の内容を正確に保存。ないと「何を決めたっけ？」「誰が担当だっけ？」が発生
- 共有する：非参加者にも内容を伝達。ないと組織内で情報格差が生まれる
- 追跡する：アクションアイテムの進捗管理。ないと決定事項が実行されないリスク
効果的な議事録の5つの要素
議事録に含めるべき基本要素は以下の5つです。
1. 会議の基本情報
- タイトル：会議の目的がわかる簡潔な表題
- 日時：開催日と開始・終了時刻
- 場所：会議室名またはオンラインURL
- 参加者：氏名（役職もあると望ましい）
- 欠席者：欠席者とその理由
2. 会議の目的（アジェンダ）
会議で何を話し合うのか、事前に共有しておいた議題を記載します。
アジェンダ例：
1. 前回のアクションアイテム確認
2. Q4売上目標の設定
3. 新プロダクトのローンチ計画
4. 次回の日程決定
3. 議論の内容
各アジェンダに対する議論の要点を記載します。発言者の主張、意見の対立点、論点を整理します。
ポイント：
– 誰が、どのような意見を述べたか
– 意見の対立点はどこか
– 最終的にどのような方向性でまとまったか
4. 決定事項
会議で決まったことを明確に記載します。あいまいな表現は避け、確定事項のみを記します。
記載例：
– ✅ Q4売上目標を前年比120%に設定する
– ✅ 新プロダクトのローンチ日を12月1日に決定する
– ❌ 売上目標を「高めに設定する」← 具体的でないためNG
5. アクションアイテム
誰が、いつまでに、何をするかを明確にします。議事録の中で最も重要な部分です。議事録アプリを使うことで、アクションアイテムの管理も容易になります。
- 田中：売上目標の達成計画書作成（10/15）
- 佐藤：ローンチスケジュール詳細化（10/20）
- 鈴木：マーケティング予算案作成（10/18）
GBase Knowledgeなら、会議の録音から議事録を自動作成できます
誰でも使える議事録テンプレート
以下に、すぐに使える議事録テンプレートを用意しました。
基本テンプレート
# 議事録
## 基本情報
- **日時**: 2026年XX月XX日 XX:00-XX:00
- **場所**: XX会議室 / Zoom
- **参加者**: 田中、佐藤、鈴木
- **欠席者**: 山田（出張）
## 目的
- 会議の目的を簡潔に記載
## アジェンダ
1. 議題1
2. 議題2
3. 議題3
## 議論内容
### 議題1: XXXについて
- **背景**: 〜〜という課題がある
- **議論**: 田中さんは〇〇と提案、佐藤さんは△△と意見
- **結論**: □□方向で進めることで合意
### 議題2: YYYについて
- [同上の形式で記載]
## 決定事項
1. [決定事項1]
2. [決定事項2]
## アクションアイテム
| 担当者 | アクション内容 | 期限 |
|--------|--------------|------|
| 氏名 | 具体的なアクション | 月/日 |
## 次回
- **日時**: XX月XX日 XX:00〜
- **場所**: XX会議室
議事録の書き方（5ステップ）
STEP 1：会議前に準備する
会議が始まる前に、以下を準備しておくとスムーズです。
- アジェンダを参加者に共有する
- 前回のアクションアイテムを確認する
- 過去の関連議事録を参照する
- 資料があれば事前に配布する
STEP 2：会議中にメモを取る
メモの取り方のコツは、「すべてを書こうとしない」ことです。
メモのポイント：
– 決定事項は即座に記録
– 発言者を意識してメモ（「田中さんが〜」）
– キーワードを中心にメモ
– 疑問点はその場で質問・確認
STEP 3：会議直後に整理する
会議の記憶が新しいうちに、メモを整理します。
整理の順序：
1. 決定事項を確認
2. アクションアイテムを抽出
3. 議論の要点をまとめる
4. 基本情報を補完
STEP 4：議事録を作成する
メモを元に、議事録を作成します。
作成のポイント：
– 箇条書きを活用して見やすく
– 重要なポイントは太字で強調
– 専門用語は初出時に説明
– 意見の対立点を明確に
STEP 5：参加者に共有する
作成した議事録を参加者に共有し、確認を得ます。
- 共有は会議翌日までに行う
- 誤りや追加があれば修正
- アクションアイテムの担当者を再確認
AIで議事録を自動作成する方法
近年、AIを使った議事録自動作成サービスが普及しています。音声認識と自然言語処理を組み合わせることで、会議中にリアルタイムで議事録を作成できます。
GBase Knowledgeの議事録機能
特徴：
– リアルタイムで会議内容を転写
– AIが自動的に議事録を生成
– 決定事項、アクションアイテムを自動抽出
– 日本語ネイティブレベルの精度
利用シーン：
– 取締役会、定例会議
– プロジェクト会議
– ブレインストーミング
– 1on1ミーティング
導入企業の事例：
– 清水建設：建設図面レビュー会議で導入、AIが仕様チェックを実施
– コンサルファーム：議事録作成時間がゼロに、PJ数が50%増加
手動 vs AI自動作成
| 項目 | 手動作成 | AI自動作成 |
|---|---|---|
| 時間 | 会議時間の20〜30% | 実質ゼロ |
| 正確性 | 書き手のスキルによる依存 | 高精度、一貫性あり |
| 即時性 | 会議後にまとめる必要 | リアルタイムで生成 |
| コスト | 人件費のみ | サービス料金が必要 |
| 検索性 | 手動でタグ付け必要 | 自動でタグ付け・分類 |
よくある質問（FAQ）
Q1：議事録は誰が作るべきですか？
A：一般的には、会議の招集者や事務局が作成します。ただし、チーム内でローテーションで決めているケースもあります。重要なのは、「誰が書くか」よりも「正確に残すか」です。
Q2：会議の録音はOKですか？
A：参加者の同意が必要です。事前に議事録作成のために録音することを周知し、異議がないことを確認しましょう。特に外部の方が参加する場合は注意が必要です。
Q3：どのくらいの詳細度で書くべきですか？
A：会議の性質によります。
– 定例会議：決定事項とアクションアイテムがメイン
– 意思決定会議：議論の経緯や背景も詳細に
– ブレインストーミング：出たアイデアを網羅的に
基本は、「後で見た人が理解できる」詳細度を目安にします。
Q4：非参加者に議事録を共有すべきですか？
A：はい。議事録は情報共有のために作られるものです。非参加者であっても、関連部署やステークホルダーには共有しましょう。
Q5：アクションアイテムが進まないときはどうすれば？
A：議事録を作成するだけでなく、進捗管理の仕組みが必要です。
– 次回の会議で進捗確認
– プロジェクト管理ツールと連携
– 担当者へのリマインド
GBase Knowledgeでは、アクションアイテムの進捗を自動追跡する機能もあります。
Q6：議事録をナレッジとして活用する方法は？
A：以下の方法で組織の知識資産として活用できます。
– タグ付け・カテゴリ分類で検索性向上
– 過去の議事録から類似案件のノウハウを参照
– 決定事項の履歴から意思決定の経緯を追跡
– 新人教育の資料として活用
まとめ：議事録は組織の記憶装置
議事録は、単なる会議記録ではなく、組織の記憶装置として重要な役割を果たします。
本記事の要点：
– 議事録は、会議の内容を記録し共有するための文書
– 基本情報、目的、議論内容、決定事項、アクションアイテムの5要素が必要
– 書き方は事前準備→メモ→整理→作成→共有の5ステップ
– AIを使うことで議事録作成時間を大幅に削減可能
– 議事録は組織のナレッジとして蓄積・活用される
【参考】関連記事
– [議事録の作り方完全ガイド](https://gbase.ai/blog/gijiroku-kakikata/)
– [AI議事録ツール比較【2026年最新版】](https://gbase.ai/blog/ai-gijiroku/)
– [会議効率化の方法とツール](https://gbase.ai/blog/gyomu-koritsu-ka-ai/)
– [社内ナレッジマネジメント入門](https://gbase.ai/blog/sha-nai-ken-saku-toha/)
!議事録の5つの構成要素｜gijiroku-meaning-guide-2026
!議事録作成の5ステップ｜gijiroku-meaning-guide-2026
!手書き議事録とAI自動議事録の比較｜gijiroku-meaning-guide-2026
