「kintoneを導入したが、ワークフロー機能が使いこなせていない」「承認プロセスを自動化したい」「他のツールとの連携方法がわからない」——そんな悩みを抱えていませんか？
実は、kintoneのワークフロー機能を活用することで、業務プロセスを70%自動化できた企業も少なくありません。
本記事では、kintoneワークフローの基本から作成手順、高度な自動化手法までを徹底解説します。
- kintoneワークフローの基本とできること
- 承認プロセスの作り方（5ステップ）
- 他ツールとの連携・自動化の最前線
- AI連携で業務効率を最大化する方法
- よくある課題と解決策
すでに作成手順を知りたい方は、kintoneワークフローの作り方5ステップへジャンプしてください。
kintoneワークフローとは
kintoneワークフローとは、cybozu.comが提供するローコードプラットフォーム「kintone」のワークフロー機能のことです。ノーコード・ローコードで、承認プロセス、申請フロー、タスク管理などの業務プロセスを自動化できます。
kintoneワークフローの特徴
- ノーコード開発：プログラミング知識不要でアプリ作成
- 柔軟なカスタマイズ：業務に合わせたプロセス設計が可能
- 外部ツール連携：300以上のサービスと連携可能
- モバイル対応：スマートフォンからも承認・申請可能
- リアルタイム通知：ステータス変更を即座に通知
活用シーン
- 経費精算：申請→承認→会計システム連携
- 休暇申請：申請→承認→勤怠システム反映
- 購入依頼：申請→承認→発注システム連携
- 稟議書：回覧→承認→決裁・保管
導入企業の75%が「承認リードタイムが平均60%短縮」と回答（2025年Sparticle調査、n=150）
GBase Knowledgeなら、kintoneと連携して業務自動化をさらに強化できます
kintoneワークフローの作り方5ステップ
ここからは、具体的なワークフロー作成手順を解説します。
STEP 1：アプリを作成する
まず、ワークフローを設定するアプリを作成します。
- kintoneにログイン
- 「アプリを作成」をクリック
- 「テンプレートから作成」または「最初から作成」を選択
- アプリ名を入力（例：経費精算申請）
- フォームに必要な項目を追加
経費精算アプリの項目例：
| 項目名 | タイプ | 必須 |
|---|---|---|
| 申請日 | 日付 | 〇 |
| 申請者 | ユーザー選択 | 〇 |
| 経費科目 | ドロップダウン | 〇 |
| 金額 | 数値 | 〇 |
| 用途 | 文字列（複数行） | 〇 |
| 領収書 | ファイル | 〇 |
STEP 2：ワークフロー設定を有効にする
アプリ作成後、ワークフロー機能を有効にします。
- 「アプリの設定」をクリック
- 「ワークフロー」タブを選択
- 「ワークフローを使用する」にチェック
- 「保存」をクリック
STEP 3：プロセスを設定する
次に、承認プロセスを設定します。
- 「プロセスの追加」をクリック
- プロセス名を入力（例：上司承認）
- 承認者を設定（「申請者の上司」など）
- 承認条件を設定（「すべての承認者が承認したら次へ」など）
- 「保存」をクリック
プロセス設定のパターン：
| パターン | 設定内容 | 活用例 |
|---|---|---|
| 直列承認 | A→B→Cの順に承認 | 一般的な稟議 |
| 並列承認 | A・B・Cが同時に承認 | 複数部署の確認 |
| 条件分岐 | 金額に応じて承認者変更 | 高額経費の上位承認 |
STEP 4：ステータスを設定する
ワークフローの各ステータスを定義します。
- 「ステータスの追加」をクリック
- ステータス名を入力（例：申請中、承認済、却下）
- 次のステータスを選択
- 「保存」をクリック
標準的なステータス構成：
申請（初期）→ 一次承認中 → 二次承認中 → 承認済（完了）
↓
却下（終了）
STEP 5：通知設定を行う
最後に、通知設定を行います。
- 「通知」タブを選択
- 通知するタイミングを設定（申請時、承認時、却下時など）
- 通知先を設定（承認者、申請者など）
- 「保存」をクリック
他ツールとの連携・自動化の最前線
kintoneの真価は、他ツールとの連携にあります。
代表的な連携ツール
| ツール | 連携内容 | 効果 |
|---|---|---|
| Slack | 申請通知、承認依頼 | 通知見落とし防止 |
| Chatwork | 申請通知、承認依頼 | チームコミュニケーション強化 |
| 申請内容送信、承認結果通知 | 外部メンバー対応 | |
| Google Workspace | カレンダー連携、Drive保存 | スケジュール管理、ファイル保管 |
| Microsoft 365 | Outlook連携、Teams通知 | Office統合 |
| 会計システム | 経費データ連携 | 経理業務自動化 |
kintone APIによる自動化
kintone APIを使えば、より高度な自動化が可能です。
- レコード自動作成：外部トリガーで自動生成
- 一括更新：条件に合うレコードを一括処理
- 外部データ取得：Web APIから情報取得
REST APIの基本
kintone REST APIを使うと、以下のような操作が可能です。
// レコード取得
GET /k/v1/records.json?app=1
// レコード登録
POST /k/v1/record.json
// レコード更新
PUT /k/v1/record.json
AI連携で業務効率を最大化する方法
kintoneワークフローにAIを組み合わせることで、さらなる効率化が可能です。
AIでできること
| 機能 | AIによる自動化 | 効果 |
|---|---|---|
| 分類 | 申請内容を自動分類 | 手動分類作業を削除 |
| 金額チェック | 領収書から金額を自動抽出 | 入力作業を自動化 |
| 不正検知 | 異常パターンを検知 | リスク低減 |
| 承認支援 | 過去データから承認判断を支援 | 承認時間短縮 |
| チャットボット | 申請状況の自然言語照会 | 問い合わせ対応削減 |
GBase Knowledgeとの連携
GBase Knowledgeとkintoneを連携させることで、以下のような自動化が実現できます。
- 会議議事録から自動申請：会議で決定した事項を自動的にkintoneに登録
- チャットボット対応：kintoneの申請状況をSlackで自然言語で確認
- 文書解析：添付された領収書を自動解析・入力
導入企業の82%が「kintone関連業務の工数が平均70%削減」と回答（2025年Sparticle調査）
連携のイメージ
Slackチャット
↓
GBase Knowledge（AI解析）
↓
kintone（自動申請作成）
↓
承認プロセス
↓
完了通知
よくある課題と解決策
課題1：承認が溜まりすぎる
原因：承認者が限定的、通知が不十分
解決策：
- 承認者を追加：代理承認者を設定
- 通知強化：Slack、Emailで通知
- 期限設定：承認期限を設定してリマインド
課題2：申請が却下され続ける
原因：申請内容が不十分、ルール不明確
解決策：
- 申請フォーマット統一：必須項目を明確化
- ガイドライン作成：申請マニュアルを整備
- チャットボット導入：申請前の事前チェック
課題3：他ツールとの連携がうまくいかない
原因：API知識不足、連携サービスの選定ミス
解決策：
- 連携サービス活用：Zapier、Makeなどの中継サービスを利用
- 専門業者への依頼：kintoneパートナーに相談
- AIツール導入：GBase Knowledgeなどでノーコード連携
よくある質問（FAQ）
Q1：kintoneワークフローの導入にはどのくらい時間がかかりますか？
A：1〜2週間で基本的な導入が可能です。単純な申請フローであれば、1日で構築できる場合もあります。複雑なプロセスや外部連携がある場合は、1〜2ヶ月を見込んでおくと安心です。
Q2：プログラミング知識は必要ですか？
A：基本的なワークフロー構築であれば、プログラミング知識は不要です。ただし、外部ツールとの連携や高度なカスタマイズには、JavaScriptやAPIの知識が必要になる場合があります。
Q3：既存システムと連携できますか？
A：はい。kintone APIや連携サービス（Zapier、Makeなど）を使えば、既存システムとの連携が可能です。会計システム、人事システム、CRMなど、多くのシステムで実績があります。
Q4：モバイルからも利用できますか？
A：はい。kintoneはモバイル対応しており、スマートフォンから申請・承認が可能です。専用アプリもあるため、外出先でもスムーズに業務を進められます。
Q5：AIを導入するにはどうすればいいですか？
A：GBase KnowledgeなどのAIツールを導入することで、kintone業務を自動化できます。会議議事録からの自動申請作成、チャットボット対応、文書自動解析など、様々な自動化が可能です。
まとめ：kintoneワークフローで業務を自動化しよう
kintoneワークフローについて解説しました。
ポイントまとめ：
- ノーコードでワークフロー構築が可能
- 承認プロセスを5ステップで作成できる
- 外部ツール連携で自動化範囲を拡大
- AI連携で業務効率をさらに向上
kintoneワークフローを活用することで、業務プロセスを大幅に効率化できます。
まずは、自分の業務から自動化できそうなプロセスを見つけてみてはいかがでしょうか。
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