Microsoft Teamsは日本のビジネスシーンで最も広く使われている会議プラットフォームの一つです。しかし「Teamsで会議はしているけれど、議事録作成は手動」という組織は意外と多いのが実情です。本記事では、Teamsで議事録を自動作成する3つの方法を、標準機能からAI活用まで段階的に解説します。
Teams議事録とは？
Teams議事録とは、Microsoft Teams上で開催された会議の内容を、トランスクリプション機能やAIツールを活用して自動的にテキスト化・構造化した会議録のことです。Teamsの標準機能だけでも基本的な文字起こしは可能ですが、AIツールを組み合わせることで、決定事項の抽出やアクションアイテムの整理まで完全に自動化できます。
議事録の基本的な意味や役割については、議事録とは？意味・目的から書き方・テンプレートまで完全ガイドをご参照ください。
Teams会議における議事録作成の課題
Microsoft Teamsを日常的に使っている組織でも、議事録作成に関しては以下のような課題を抱えています。
課題1：標準機能の限界
Teamsには標準でトランスクリプション（文字起こし）機能が用意されていますが、これはあくまで「発言のテキスト化」にとどまります。会議の要点をまとめたり、決定事項を抽出したりする機能はありません。
課題2：Copilotの制約
Microsoft 365 Copilotを導入すれば、Teams内でAIによる議事録生成が可能になります。しかし、以下の制約があります。
- ライセンス費用が1ユーザーあたり月額約$30と高額
- Teamsで開催した会議にしか対応できない
- 他プラットフォーム（Zoom、Google Meet）の会議は対象外
- 社内ナレッジベースとしての蓄積・検索機能が弱い
課題3：複数ツール間のサイロ化
大企業では、部署によって会議ツールが異なるケースが多々あります。営業部門はZoom、エンジニアリング部門はGoogle Meet、管理会議はTeams、といった状況です。この場合、各ツールで別々に議事録を作成すると、情報が分散してしまいます。
課題4：検索性とナレッジ蓄積の欠如
Teamsで作成された議事録（またはトランスクリプション）は、SharePointやOneDriveには保存されますが、組織全体で「いつ誰が何を決めたか」を横断的に検索する仕組みが弱いという課題があります。半年前の会議で決定した仕様変更の経緯を追いたい場合、手作業でSharePointを探し回る必要があり、多大な時間を浪費します。
方法1：Teams標準のトランスクリプション機能を使う
最も基本的なアプローチは、Teamsに内蔵されているトランスクリプション機能を活用することです。
トランスクリプションの有効化手順
- Teams会議を開始する
- 「その他のアクション（…）」メニューを開く
- 「記録と文字起こし」を選択
- 「文字起こしを開始」をクリック
会議終了後、文字起こしデータは会議のチャット欄に自動投稿され、OneDrive / SharePointに保存されます。
標準機能の限界と補完
標準トランスクリプションで得られるのは「誰が、いつ、何を発言したか」のタイムスタンプ付きテキストのみです。これを議事録として完成された形式にまとめるには、別途手作業が必要になります。
トランスクリプションの精度と限界
Teamsの標準トランスクリプションは、Microsoft Azureの音声認識エンジンを使用しており、一般的なビジネス会話であれば80%〜90%の精度を期待できます。ただし、以下のシーンでは精度が著しく低下します。
- 複数人が同時に発言した場合（重なる音声の分離が困難）
- 専門用語や社内固有名詞が含まれる場合
- 英語と日本語が混在する会議（コードスイッチング）
- リモート参加者の音声品質が低い場合
これらの課題を補完するためには、AIによる後処理と構造化が必要不可欠です。
方法2：Microsoft 365 CopilotでAI議事録生成する
Microsoft 365 Copilotを導入している場合、Teams会議から直接AI生成された議事録を取得できます。
Copilotの議事録機能
会議中または会議後に、Copilotパネルから以下のような指示を出すことができます。
- 「この会議の議事録を作成して」
- 「決定事項をまとめて」
- 「アクションアイテムを抽出して」
Copilotの課題
便利な反面、Copilot AIエージェントとしてのCopilotにも、エンタープライズ利用において以下の課題があります。
コスト: Copilot for Microsoft 365は1ユーザー月額$30。100ユーザーで月額約45万円と、決して安くありません。
プラットフォーム閉鎖性: Teams以外の会議には対応していません。ZoomやGoogle Meetの会議議事録は別途作成する必要があります。
ナレッジ蓄積の弱さ: 生成された議事録は会議ごとに独立しており、全社的なナレッジ管理の観点からは不十分です。
方法3：GBase KnowledgeでTeams議事録を完全自動化する
Teams標準機能の限界とCopilotのコスト課題を両方解決するのが、GBase Knowledgeです。
なぜGBase Knowledgeが有効か
GBase Knowledgeは、Teamsを含む全主要会議プラットフォームに対応した、エンタープライズ級AI議事録自動生成プラットフォームです。
Teams完全連携: Microsoft Teamsの会議を自動検出し、トランスクリプションからAI要約まで一気通貫で実行。議事録の自動作成に必要なすべての処理を自動化します。
マルチプラットフォーム: Teamsだけでなく、ZoomやGoogle Meetの会議も同じプラットフォームで管理。部署ごとに異なる会議ツールを使っている組織でも、議事録を一元化できます。
ナレッジベース統合: 生成された議事録はナレッジベースに自動蓄積。会議で決まったことが後からすぐ検索でき、プロジェクトの進捗や意思決定の経緯をスムーズに追跡できます。
コストパフォーマンス: Copilotの高いライセンス費用に対し、GBase Knowledgeは組織規模に応じた柔軟なプランを提供。全社展開でも費用対効果が高いです。
GBase Knowledgeなら、teams 議事録の課題を解決できます
導入ステップ（STEP 1〜3）
STEP 1: Teamsとの連携設定
GBase Knowledgeの管理画面からMicrosoft Teamsを接続。Microsoft 365のテナント情報を入力するだけで、数分で連携が完了します。既存のTeams環境を一切変更する必要はありません。
STEP 2: 議事録フォーマットの設定
自社の議事録フォーマットをテンプレートとして登録。会議の種類（定例会、プロジェクト会議、取締役会など）ごとに異なるフォーマットを設定することも可能です。
STEP 3: 自動生成の開始
設定完了後、Teamsで会議を開催するだけで、自動的にAIが議事録を生成。生成された議事録は指定されたチャネルやメンバーに自動共有され、ワークフローAIとして次のアクションまで提示されます。
実際の導入効果
ある金融機関の事例では、Microsoft Teamsを全社規模（約2,000ユーザー）で利用していましたが、議事録作成は各部署の担当者が手作業で行っていました。GBase Knowledgeを導入した結果、以下のような効果が得られました。月間の議事録作成工数が約600時間から約60時間に削減（90%削減）。部署間の情報共有スピードが平均3日から即時に短縮。過去の会議議事録の検索により、重複会議の削減にも効果を発揮し、月間約50時間の会議時間そのものを削減。セキュリティ面でも、外部サービスにデータを渡すことなく社内完結で運用できています。
Teams議事録作成方法の比較表
| 方法 | 手軽さ | AI要約 | マルチプラットフォーム | ナレッジ蓄積 | コスト |
|---|---|---|---|---|---|
| 標準トランスクリプション | 高 | × | × | × | 無料 |
| Microsoft 365 Copilot | 中 | 〇 | × | 弱 | $30/月 |
| GBase Knowledge | 高 | 高精度 | 〇 | 強 | お問い合わせ |
よくある質問（FAQ）
Q1: Teamsの標準トランスクリプション機能だけで議事録は作れますか？
テキスト化された発言記録は取得できますが、それを「議事録」としてまとめるには手作業が必要です。標準機能には要約や構造化の機能がないため、実用的な議事録作成にはAIツールの併用が推奨されます。
Q2: Copilotを導入していればGBase Knowledgeは不要ですか？
CopilotはTeams会議の議事録生成には優れていますが、ZoomやGoogle Meetの会議には対応できません。また、生成された議事録を全社的なナレッジベースとして蓄積・検索する機能も限定的です。複数プラットフォームを利用する組織や、ナレッジマネジメントを強化したい組織にはGBase Knowledgeをおすすめします。
Q3: TeamsとZoomの両方を使っています。両方の議事録を一括管理できますか？
はい。GBase KnowledgeはMicrosoft TeamsとZoom、Google Meetのすべてに対応しています。異なるプラットフォームで開催された会議の議事録を、同じフォーマットで同一プラットフォーム上に一元管理できます。
Q4: オンプレミス環境でも利用できますか？
GBase Knowledgeのオンプレミス版もご用意しています。機密性の高い会議内容を社内サーバー内で完結させることができるため、金融機関や官公庽でも安心してご利用いただけます。
Q5: 導入にかかる期間はどのくらいですか？
小規模なチームであれば1日で導入完了。エンタープライズ環境でも、標準的な設定であれば1〜2週間で本番運用を開始できます。既存のTeams環境を変更する必要がないため、IT部門への負荷も最小限です。
まとめ
Microsoft Teamsで議事録を自動作成する方法は、標準トランスクリプション、Copilot、GBase Knowledgeの3つがあります。標準機能では物足りず、Copilotでは費用やプラットフォーム制限が課題となる場合、GBase Knowledgeが最適なソリューションです。
Teamsをはじめとする全主要会議プラットフォームに対応し、AIによる高精度な議事録自動生成と社内ナレッジベースの構築を同時に実現。議事録作成の効率化から、組織の知識経営への進化までをサポートします。
